日々のメール送信の安全性が劇的に向上。対処を自動化することによりユーザーや管理者の人的な負担も大幅に削減

事例概要

導入企業	GBR株式会社様
事業内容	情報・通信業（システムインテグレーター）
導入目的	Pマーク（プライバシーマーク）、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）ISO27001取得に向けて全社的にセキュリティ対策に取り組んでおり、必須課題であるメール誤送信防止対策を行うため社員教育と人的なシステム管理の徹底で誤送信防止に取り組むが、完全に誤送信防止を防ぐことはできず、管理者の負荷も増大していたため、システムによる対処環境を整備
導入のメリット	メールの誤送信や個人情報の漏えいを防止し、日々のメール送信の安全性が劇的に向上メール誤送信の対処を自動化することによりユーザーや管理者の人的な負担も大幅に軽減
システム概要	メールサーバーは運用負荷を軽減し管理コストを低減するためにレンタルサーバーを利用 Active! gateの導入により下記を自動化して運用している送信されるメールはすべてActive! gateを通過し誤送信の疑いがあるメ－ルは一時保留される添付ファイルは自動的にZIP暗号化され、パスワード通達メールも自動的に送信されるサイズの大きな添付ファイル（2MB以上）は、メール本文と自動的に分離して送信され、別のサーバーからダウンロードしてもらう ZIP暗号化を2回行うことにより、ファイル名を隠して送信することが可能に Active! gateのほかにビジネスWebメールのActive! mailを導入
提供ソフトウェア	Active! gate Active! mail

導入のきっかけと導入前の課題

神奈川県川崎市に本社のあるGBR株式会社（以下GBR）は、1989年の創業からシステムインテグレーターとして、多くの顧客企業をサポートしてきました。
早い時期から社内のIT化が進み、取引先とのやり取りも電子メールの利用が中心になっていました。そんな中で、危惧するべき課題も出てきていたのです。
営業統括部の五島和幸部長は、その課題について次のように振り返ります。

「日常的なコミュニケーションや仕事先との書類のやり取りも、早くから電子メールの添付ファイルを活用していました。そんな中、ある取引先から見覚えのない見積書がCc:で添付されてきたのです。メールを誤送信した取引先にとってみれば、発注原価をクライアントに知られてしまう重大なミスです。このようなメールの誤送信による被害を予防するために、当社でも数年前から人的な管理体制を導入しました。」

GBRでは、業務の信頼性や安全性を確保するために、当初は人手によるチェックシステムを導入しました。メールの添付ファイルを暗号化し、解除用のパスワードを別のメールで送信すると同時に、外部に送信するメールにはすべてBcc:で管理者にも送る、というワークフローでした。

「正直なところ、人的な作業に頼るチェックシステムでは、誤送信を完全に防ぐことはできず、管理者の負担も増大していました。そんなときに、Active! gateの存在を知ったのです。」と五島氏は話します。

GBR株式会社
営業統括部部長
五島和幸氏

Active! gateの導入でメール送信の安全性が向上し人的な負担も大幅に軽減

「Active! gateを採用した最大の理由は、PマークやISO27001の取得に向けた取り組みの中で、メールの誤送信防止と送信ログの記録が、重要な課題となっていたからです。
Active! gateを導入することで、日々のメールの安全性は向上し、ユーザーや管理者の負担は大幅に軽減されました。」と五島氏は成果について語ります。
Active! gateは、送信されるメールをすべて検索し、誤送信の可能性のあるメールを一時保留したり、添付ファイルの暗号化やメール本文と添付ファイルの分離などによって、「うっかりミス」によるメールの誤送信を徹底的に防止します。

「送信メールの一時保留は、複数の検出条件を一括して処理してくれるので、人手では発見し難い誤送信の疑いがあるメールも、確実に発見できるようになりました。また、保留されたメールに関しては、送信したユーザー自身がブラウザーで確認できるので、システム管理者の負担も大幅に軽減されました。
さらに、添付ファイルの暗号化とパスワードを通達するメールも、Active! gateが自動的に分割して処理してくれるので、ユーザーの手間やミスも大幅に削減されました。さらに、大きな添付ファイルは、別のサーバーからダウンロードできる仕組みも用意されているので、大きな添付ファイルも、相手先のメール受信容量の制限を気にしないで送信できるようになりました。」と五島氏は導入後の効果を高く評価します。

自動ZIP変換の二重化や社内と社外の時間差配信にダウンロード確認など便利で安全な機能も豊富

「Active! gateは、ゲートウェイとして機能し、メールサーバーやメールクライアントにも依存しないので、管理者にもユーザーにも負担をかけずに容易に導入できました。」と五島氏は、導入の手軽さについて説明します。
GBRでは、メールサーバーの運用負担を軽減し、管理コストを低減するために、スリーハンズ株式会社のレンタルサーバーも活用しています。

「使い始めてから感心した機能は、ZIP変換の二重化です。二重化されることで、万が一誤送信されても、何のファイルを送ったのか知られる心配がありません。内容がわかるようなファイル名を隠せる点でも、お取引先から、お褒めの言葉をいただいたほどです。
また、社内と社外の時間差配信も安全性の向上につながります。それに、添付ファイルがダウンロードされたかどうかを確認できるのも便利です。
今後は、ポリシーの設定を検討して、保留にするメールの条件を確実にしていく計画です。」と五島氏は、今後もさらにActive! gateを活用して、安全性と利便性を両立したメールの誤送信対策に取り組んでいく計画です。

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