取引先のメールアドレス漏えい防止やISMS対応にActive! gateを採用

小林クリエイトでは約1,500名の社員の中で、1/3にあたる500名弱が営業担当として、顧客への提案をはじめとした積極的な営業活動を推進しています。その取り組みとメールのセキュリティに配慮するに至った背景について、システム開発部の高原宏彰部長は、次のように切り出します。

「当社では早い時期から電子メールを初めとしたイントラネット環境を整備してきたので、日々の連絡や通達に電子メールを利用することが、社員にとっては当たり前になっていました。そのため、社内ではグループアドレスを利用したり、Ccで関連する担当者に同報送信したり、といった使い方が一般的になっていました。
しかし、外部とやり取りが多い営業担当者が、業界の集まりやワーキンググループなどに参加したときに、社内と同じような感覚で関係する外部の方のメールアドレスをCcに入れてしまうことがあったのです。
そんなときに、社内のCSR部門が中心になって、Bccを利用するようにという啓蒙活動を推進したのですが、個人個人の注意力に頼るだけでは、十分な対策ができないだろうと危惧していました」

同部のIT推進グループの渡辺崇チームリーダーは、もう一つの背景について説明します。
「当社のFPSサポート部とFPS製造部では、ISO/IEC27001（ISMS）を取得しています。この部門では、システムを開発するメンバーが個人情報を扱っているので、以前はメールの利用をすべて禁止していました。間違って個人情報の記録されたファイルを添付してしまうなどの誤送信を完全に予防できないと判断したからです。

しかし、メールが使えなくなると外部のセミナーに参加を申し込めないとか、取引先の担当者とのコミュニケーションも不便になるなど、不都合も感じていました。そこで、メールのセキュリティ監査に利用できるツールやソリューションがないかと探し始めたのです」
個人情報を安全に守るという観点からは、メールによる外部とのやり取りを禁止する措置は、もっとも確実な手段ではあったものの、メールがビジネスにおける主要なコミュニケーション手段となっている現在において、仕事でメールが使えなくなることは社員だけではなく、取引先にとっても利便性を欠く対応となっていたのです。
こうした課題を解決するために、同社のIT推進グループでは人手や強制的な規制ではない方法で、メールのセキュリティや安全性を高める対策を探していました。

「選定にあたっては、CcをBccに自動変換する機能をはじめとして、添付ファイルの禁止に送信ログの取得、メールの文面の監査など、希望する機能がすべて揃っているかに注目しました。多くのメール用セキュリティ製品は、単独のソフトだけでは問題を解決できずに、複数のツールやオプションを追加で購入しなければなりませんでした。
それでは、コスト面でも利便性でも満足できませんでした。それに対して、Active! gateには、当社で必要とする機能がはじめからすべて揃っていました。また当社ではActive! mailを利用していたので、そちらとの相性も採用の大きな理由となりました」と渡辺氏は選定の経緯について振り返ります。

さらに採用にあたって評価したポイントについて、同部の運用・技術チームの下仲沙織氏は、次のように補足します。
「設定できるセキュリティポリシーの充実に加えて、管理画面も優れていました。実際に使う立場からすれば、機能の数だけではなく運用面でも実用性があるかは、評価の大きなポイントでした。現在は、社外のドメインを含んだ十名以上にCcで送信しようとすると、自動的にBccになるように定義しています。また、本文や添付ファイルに、個人情報ではないかと思われる情報があるときには、送信拒否するポリシーを設定しています」