3万人規模のメールシステムをスムーズに切り替え。
人件費を含めた総合的な運用コストを削減。

以前に利用していたグループウェアのメール機能は、大きく2つの課題を抱えていました。1つは、システムの総合的な運用コストが高いことでした。
2つ目は、最新の一般的なメール機能と比較して機能面で劣る部分について社員から不満の声が上がっていたことでした。
現場の社員が不便に感じるメール環境を高いコストで維持していくことは、IT部門としてのサービスレベルを考えたときに適切ではないと判断し、2003年頃から刷新を前提としたシステム提案を各社に相談していたのです。
ANA IT推進室システム企画グループの宮澤　治氏は次のように語ります。
「Active! mailを導入する以前から、ANAグループでは大企業向けで定評のあるグループウェアを利用しており、そのグループウェアの一部の機能としてのメール環境はありました。しかし、そのグループウェアのバージョンに関するサポート期間の終了が迫っていたこと、およびグループウェアのメール機能が老朽化していたことから、グループウェアからメール機能を切り離してメールシステムを新しい製品で刷新することにしたのです」

新しいメールシステムの選定において、ANAグループとしてはいくつかの条件を設定しています。
第一は、人件費を含めた運用コストの削減でした。そのために社外データセンターでの運用にアウトソースすることを決定し、複数社に提案を依頼しました。
ビジネスのコミュニケーション基盤としての重要性が極めて高いメールシステムであるだけに、選定において重視したポイントは、システムとしての信頼性だけではなく、クライアント環境の利便性とセキュリティ面での安全性も重視されました。
その点について、ANA IT推進室システム企画グループ　主席部員の服部　達志氏は次のように説明します。
「以前のメールシステムでも、クライアント環境に依存しないWebメールを利用していました。そのため、リプレースに当たっては、最新の主要な機能を取り込んだ高機能なWebメールの採用と、安全性を確保しながらの総合的な運用コストの削減が非常に重要なポイントでした」
こうした条件に加えて、これまでのメールシステムで利用していた主要な機能をすべて踏襲することも、選定の大きな条件になっていました。

「コストも重要でしたが、やはり提案内容が非常に信頼できる点が大きかったです。
また、以前のメールシステムで利用していた機能を提供するという要件定義を満たしてもらえる点も高く評価しました」
と全日空システム企画 ビジネスシステム部第三チーム ディレクターの竹中 寿昌氏は補足します。
ANAグループが求めた要件定義の中で、特に重要な機能が「組織メール」と呼ばれるグループメール機能でした。
組織メールは、個人ではなく組織単位でメールを送信するメーリングリスト機能です。
個人宛ではなく組織宛に通達などの情報を発信できるので、掲示板や個人宛メールよりも確実で利便性の高いメール送信が可能になります。
各組織宛に送られてきた組織メールは、組織ごとに紐付けされている担当者の受信トレイに振り分けられます。どの組織で誰が受信担当になるかは、それぞれの組織の管理に一任されています。

ANAからの要望に対して、トランスウエアでは社内の第一級の開発者をアサインして開発体制を整えました。組織メール機能を実現するための課題は、配信先の基本情報となる住所録の整備でした。
ANAグループでは、全日空本体だけではなくグループ会社とアドレス情報を共有していました。同じグループ会社ではあっても、部署名や役職にも違いがあります。それらの違いに対応し、人事データからタイムリーにアドレス情報を更新する仕組みを開発しました。そして登録されているアドレス情報をベースにして、組織と紐付けされている担当者にメールが配信される機能を開発していきました。