メール誤送信防止の設定・運用例
Active! gateは管理者・グループ・ユーザー単位でポリシーを設定することができ、柔軟な運用を可能にします。
さまざまなセキュリティルールによるメール運用を、現場の負担を増やすことなく実現する運用例をご紹介します。
運用ケース１： 添付ファイル送信時、自動でZIPファイルに変換する
【社外】へ添付ファイル付きのメールを送信する場合、【添付ファイルはパスワード付きのZIPファイル】とすることを統一する。（パスワードは英数混在8文字以上とする）
設定1. ZIPポリシーの設定
「ZIPポリシー設定」よりZIP変換を適用する対象として特定の宛先を設定することが可能です。対象として「外部宛先」を設定することで、社外への添付ファイル付きメール送信時に、添付ファイルをすべてパスワード付きのZIPファイルへ自動で変換することができます。
また、ZIPファイルを解凍するランダム（英数混在8文字以上）パスワードが自動で送信者と受信者に送付されます。パスワードは通知方法を別途設定することも可能です。
運用ケース２： 特定のグループが配信する添付ファイル付きメールを一時保留する
【営業部門】が【社外】へ添付ファイル付きのメールを送信する場合、メールを【一時保留】し「パーソナルコントローラー」にて確認後、送信する。
設定1. ポリシーグループ管理の設定
管理者画面の「ポリシーグループ管理」よりグループとして作成したい【営業部門】に含まれるメールアドレスまたはドメインを設定し、【営業部門】グループを作成します。
※ポリシーグループ管理では管理者の設定する「グループポリシー」を適用するためのグループを作成します。
設定2. 保留ポリシーの設定
管理者画面の「グループポリシー（強制）」設定より保留に関するポリシーの設定を行ないます。その際、「対象グループ」について先程作成した【営業部門】を選択することで該当のグループに含まれるメールアドレスまたはドメインのユーザーのみにポリシーが適用されます。
保留の「条件設定」として「添付ファイル」を選択し任意の数を指定し「保留する」を選択することで、添付ファイル付きの送信メールは全て保留されます。
また、社外や特定の宛先に送信する場合のみ保留させたい場合は、「対象の宛先」よりポリシーを適用する対象の設定を行なうことができます。
上記の設定で、【営業部門】が【社外】に添付ファイル付きのメールを送信する際、メールは一時保留され、送信者に確認を促します。
保留確認1.
送信者の「パーソナルコントローラー」「メール一覧」より、保留されているメールの確認画面を開きます。
保留確認2.
確認項目が設定されている場合は項目をチェックします。
この時、添付ファイルの変換に関する設定（ポリシーやパスワードなど）を変更することができます。
保留確認3.
送信者が確認し、配送許可したメールは宛先に送付されます。
※特定のグループを対象としたポリシーの設定は管理者のみ行なうことが可能です。
運用ケース３： 特定のグループが配信する添付ファイル付きメールの配信を拒否する
【派遣社員】が【社外】へ添付ファイル付きのメールを送信する場合、送信拒否する。また、【社員】がCcに含まれる場合は送信を許可する。
設定1. ポリシーグループ管理の設定
管理者画面の「ポリシーグループ管理」より【派遣社員】のメールアドレスまたはドメインを設定し、【派遣社員】グループを作成する。
設定2. 送信拒否の設定
管理者画面の「グループポリシー（強制）」より送信拒否の設定を適用する対象グループとして「派遣社員」を選択し、その「条件設定」として「添付ファイル」を選択し任意の数を設定します。
ポリシー設定として「送信拒否する」を選択することで、社内外の宛先を問わず、条件にマッチした送信メールは全て拒否されます。
設定3. グループ管理の設定
管理者画面「グループ管理」より、作成する【社員】グループに含むメールアドレスまたはドメインを設定します。
※グループ管理では各ポリシーを設定する際の条件や対象の宛先、内部外部定義などで使うメールアドレスやドメインのグループを定義します。Active! gateに登録されていないドメインやユーザーを設定することも可能です。
設定4. 送信拒否の例外設定
管理者画面のグループポリシー（強制）「送信拒否」設定より、送信拒否の例外の設定を行ないます。
ポリシーを適用する対象グループとして「派遣社員」を選択し、「条件設定」から「Cc」に設定3.で作成したグループ【社員】に含まれているものがある場合を設定し、適用するポリシーとして「送信拒否しない」を選択します。
上記の設定で【派遣社員】が送信する添付ファイル付きのメールの送信拒否と、Ccに【社員】が含まれる場合の【派遣社員】による添付ファイル付きメールの送信が可能です。
運用ケース４： 添付ファイル送信時、Webダウンロード機能を使用する
添付ファイル付きのメールを送信する場合、本文と添付ファイルを分離しWebダウンロード機能を使う。（添付ファイルを誤った場合、送信者による削除が可能。）
設定1. Webダウンロードの設定
「パーソナルコントローラー」の「Webダウンロード」または管理者画面の「Webダウンロードポリシー」から設定を行ないます。
ポリシー設定の「Webダウンロードポリシー」を使用すると設定し、ポリシーを適用する宛先を設定します。また、必要に応じて「ダウンロード可能期間」や「ダウンロードURL通知方法」なども設定することができます。
上記の設定で添付ファイル付きメールの送信の際、本文と添付ファイルを分離しWebダウンロード機能を利用することができます。また、添付ファイルを誤った場合、送信者の「パーソナルコントローラー」「メール一覧」より添付ファイルを削除することが可能です。
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