メールアーカイブの設定・運用例
「すべてのメールをアーカイブする」「特定の部署の社員の送受信メールのみをアーカイブする」など、企業ごとの内部統制ポリシーに適した柔軟な運用を可能にする設定・運用例をご紹介します。
- ↓運用ケース１： 簡単な設定ですべてのメールをアーカイブしたい
- ↓運用ケース２： 経営管理部と役員のメールのみをアーカイブしたい
- ↓運用ケース３： IPOプロジェクトメンバーのみのメールをアーカイブしたい
- ↓運用ケース４： 業務時間外のメールだけをアーカイブしたい
運用ケース１： 簡単な設定ですべてのメールをアーカイブしたい
設定1. アーカイブ対象の設定
システム管理者画面の「アーカイブ対象」の選択より、「全てをアーカイブ対象とする」にチェックを入れることで、全てのメールをアーカイブすることができます。
運用ケース２： 経営管理部と役員のメールのみをアーカイブしたい
設定1. グループ管理の設定
システム管理者画面の「グループ管理」からアーカイブの対象としたい経営管理部と役員のメールアドレスをそれぞれ登録し、【経営管理部】と【役員】のグループを作成します。
設定2. アーカイブポリシーの新規登録
システム管理者の設定「アーカイブポリシー」内の基本設定「アーカイブポリシーの新規登録」にてアーカイブする条件の設定として「グループ」を選択し、設定1.で作成したグループ【経営管理部】を選択します。同様に【役員】グループをアーカイブ対象としたポリシーを作成します。
運用ケース３： IPOプロジェクトメンバーのみのメールをアーカイブしたい
設定1. グループ管理の設定
システム管理者画面の「グループ管理」からアーカイブの対象としたいメールアドレスを登録し、【IPOプロジェクトメンバー】のグループを作成します。
設定2. アーカイブポリシーの新規登録
システム管理者の設定「アーカイブポリシー」内の基本設定「アーカイブポリシーの新規登録」にてアーカイブする条件の設定として「グループ」を選択し、設定1.で作成したグループ【IPOプロジェクトメンバー】を選択することで、部署が異なるユーザーを集めたグループのみのメールをアーカイブすることもできます。
運用ケース４： 営業時間外のメールだけをアーカイブしたい
設定1. システム管理者の設定
「アーカイブポリシー」の基本設定で「ポリシーの使用」にチェックを入れ、「アーカイブポリシーの新規登録」にてアーカイブをする期間や曜日・時間などを設定することができる「適用期間および時間帯」の項目内の「時間帯指定」から業務時間を設定します。
選択項目の、「の以外の時間帯」を選択することで業務時間以外のメールを全てアーカイブすることができます。
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