社員教育と人的なシステム管理の徹底でメールの誤送信防止に取り組んできた

神奈川県川崎市に本社のあるGBRは、1989年の創業からシステムインテグレータとして、多くの顧客企業をサポートしてきました。早い時期から社内のIT化が進み、取引先とのやり取りも電子メールの利用が中心になっていました。そんな中で、危惧するべき課題も出てきていたのです。営業統括部の五島和幸部長は、その課題について次のように振り返ります。

「日常的なコミュニケーションや仕事先との書類のやり取りも、早くから電子メールの添付ファイルを活用していました。そんな中、ある取引先から見覚えのない見積書がCc:で添付されてきたのです。メールを誤送信した取引先にとってみれば、発注原価をクライアントに知られてしまう重大なミスです。このようなメールの誤送信による被害を予防するために、当社でも数年前から人的な管理体制を導入しました」
GBRでは、業務の信頼性や安全性を確保するために、当初は人手によるチェックシステムを導入しました。メールの添付ファイルを暗号化し、解除用のパスワードを別のメールで送信すると同時に、外部に送信するメールにはすべてBcc:で管理者にも送る、というワークフローでした。
「正直なところ、人的な作業に頼るチェックシステムでは、誤送信を完全に防ぐことはできず、管理者の負担も増大していました。そんなときに、Active! gateの存在を知ったのです」と五島氏は話します。

Active! gateの導入でメール送信の安全性が向上し人的な負担も大幅に軽減

「Active! gateを採用した最大の理由は、PマークやISO27001の取得に向けた取り組みの中で、メールの誤送信防止と送信ログの記録が、重要な課題となっていたからです。Active! gateを導入することで、日々のメールの安全性は向上し、ユーザや管理者の負担は大幅に軽減されました」と五島氏は成果について語ります。
Active! gateは、送信されるメールをすべて検索し、誤送信の可能性のあるメールを一時保留したり、添付ファイルの暗号化やメール本文と添付ファイルの分離などによって、「うっかりミス」によるメールの誤送信を徹底的に防止します。
「送信メールの一時保留は、複数の検出条件を一括して処理してくれるので、人手では発見し難い誤送信の疑いがあるメールも、確実に発見できるようになりました。また、保留されたメールに関しては、送信したユーザ自身がブラウザで確認できるので、システム管理者の負担も大幅に軽減されました。さらに、添付ファイルの暗号化とパスワードを通達するメールも、Active! gateが自動的に分割して処理してくれるので、ユーザの手間やミスも大幅に削減されました。さらに、大きな添付ファイルは、別のサーバからダウンロードできる仕組みも用意されているので、大きな添付ファイルも、相手先のメール受信容量の制限を気にしないで送信できるようになりました」と五島氏は導入後の効果を高く評価します。

自動ZIP変換の二重化や社内と社外の時間差配信にダウンロード確認など便利で安全な機能も豊富

「Active! gateは、ゲートウェイとして機能し、メールサーバやメールクライアントにも依存しないので、管理者にもユーザにも負担をかけずに容易に導入できました」と五島氏は、導入の手軽さについて説明します。GBRでは、メールサーバの運用負担を軽減し、管理コストを低減するために、スリーハンズ株式会社のレンタルサーバも活用しています。
「使い始めてから感心した機能は、ZIP変換の二重化です。二重化されることで、万が一誤送信されても、何のファイルを送ったのか知られる心配がありません。内容がわかるようなファイル名を隠せる点でも、お取引先から、お褒めの言葉をいただいたほどです。また、社内と社外の時間差配信も安全性の向上につながります。それに、添付ファイルがダウンロードされたかどうかを確認できるのも便利です。今後は、ポリシーの設定を検討して、保留にするメールの条件を確実にしていく計画です」と五島氏は、今後もさらにActive! gateを活用して、安全性と利便性を両立したメールの誤送信対策に取り組んでいく計画です。

事例概要