多くの製品を比較検討し、Active! mail 2003からActive! mail 6に更新

奈良教育大学では、かねてからインターネットのメールサービスは、Web mailサービスが主流になるだろうと判断して、Active! mail 2003を導入し、教職員だけではなく学生にも授業で紹介するなど、利用を促進してきました。しかし、学内外でのWebメール活用が活発になるのに伴い、思わぬ利用上の問題が発生しました。その経緯について、学術情報研究センター准教授の伊藤剛和氏は次のように説明します。

「メールの利用に慣れてくると、巨大な添付ファイルを容量も確認しないでメーリングリストで一斉に配信する、といった使い方をする学生も出てきます。その結果、受信したメールを開けないとか、メールサーバの利用上限を超えてしまうなど、数々の問題が発生するようになりました。こうした問題を解決すると同時に、Web mailサービスの性能向上も図りたいと考えていました。そうしたときに、Active! Mail 6とファイル管理拡張オプションのことを知りました」
同大学では、キャンパスネットワークシステムの更新にあたって何種類もWeb mailを検討しました。性能や機能、操作性だけではなく、国内でのサポート体制や技術的な対応力など、様々な条件を比較検討してActive! mail 6へのバージョンアップが最適であると結論を出しました。
「本学には、海外からの留学生も多いので、多言語対応は必須の条件でした。しかし、サービスやサポートの面では、対応の速さやきめの細かさという点で、国内のメーカーであることが理想でした。システム構築を担当するベンダーが責任をもって、安定的に稼動・運用サポートしていただけることを前提とし、オープンソースなども含めて、様々なWeb mailシステムを検討しました。その結果として、同時に検討していた統合認証システムとの認証連携もでき、信頼と実績が高く、私たちの希望する条件を満足させるシステムとして、Active! mail 6の採用を決めました」と伊藤氏は話します。

システムの切り替えは一日で完了

システムの切り替えに携わった学術情報課情報管理担当係長の島田茂氏は、その作業について振り返ります。
「システムの更新にあたっては、旧バージョンとの併用期間は設けずに、事前にアナウンスしていた日に一斉に切り替えました。移行は、トラブルもなくスムーズに終わりました。性能面でも、サーバの回線速度を1Gbpsにしたこともあり、メールの読み書きや送信もストレスのないスループットが実現されました」
システムの切り替えにあたっては、教職員をはじめ学生にも事前段階から計画的にアナウンスを行っていたので、大きな混乱もなく一日という短時間での更新ができました。

構築されたシステムは、Active! mail 6と学内の統合認証サーバを連携させる構成になり、ログイン処理で教職員用のサーバと学生用のサーバを振り分けています。同課の濵村茂氏も、安定した稼動を高く評価しています。
「以前は、教室にある80台のクライアントから一斉にアクセスすると、レスポンスに問題が出ることもありましたが、Active! mail 6に更新してからは、ストレスなく同時にアクセスできるようになりました」

ファイル管理拡張オプションを授業にも業務にも活かしていく

システムの更新後、Active! mail 6はトラブルもなく安定した稼動を続けています。学術情報研究センター副センター長の加藤久雄氏は、導入の成果について次のように評価しています。

「以前からActive! mailは、学生の評判も良く、他の大学での評価も高かったので、今回もその性能と使い勝手を継承できて良かったと思っています。また、新バージョンではAjax対応になったことで、ドラッグ&ドロップ操作などが使える点も、利用者からは好評です」
一方、旧システムでの課題となっていたサイズの大きな添付ファイルを送信してしまう問題は、ファイル管理拡張オプションの採用で解決していく考えです。
「ファイル管理拡張オプションは、いわゆる『宅ふぁいる便』のような機能で、その利便性を理解し活用していく力を学生につけてもらうことは、社会に出たときに必要となる情報モラルの一環として、教育的な効果も高いと考えています。携帯メール文化しか知らなかった学生に、ビジネスメールのマナーを含めた教育が重要だと受け止めています。すでに新入生のカレッジスキル的な習得を目指した授業では、ファイル管理拡張オプションの機能を紹介しています。もちろん重要なファイルなどを安心して相手に届けることができるように構築していることを、センターのWEBページでも学生や教職員に紹介していますが、まだ、十分に周知できていないと思っています。これからも啓発してくことが必要です」と島田氏は添付ファイルを使わない大容量ファイルの配信システムの重要性を訴え、今後も学内でのさらなるActive! mail 6とファイル管理拡張オプションの活用に向けた取り組みを推進していく考えです。

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